個人情報保護方針

　当社は、当社が取り扱うすべての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、
経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

１．個人情報は、情報処理システムコンサルテーション、システム設計及び、ソフトウェア開発・保守業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、
人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いを行わないための措置を講じます。
２．個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守致します。
３．個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。
また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
４．個人情報取り扱いに関する苦情および相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
５．個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針は、すべての従業者に配布して周知させるとともに、
当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、
いつでもどなたにも入手可能な措置をとるものとします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

制定：2016年1月1日
株式会社ポラリス
代表取締役　　　小林　英二

【お問合せ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

　　※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウイーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

（個人情報に関する公表文）
■個人情報の取り扱いについて
１．当社が取り扱う個人情報の利用目的
（１）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的
　　　取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
（２）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類利用目的
お客様情報（ユーザー様等）ご利用履歴管理のため
お問合せ対応のため
お客様情報（お取引先等）発注内容確認のため（通信記録等）
業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報委託された当該業務を適切に遂行するため

２．共同利用に関する公表事項
　当社では、取得した個人情報を共同利用することはありません。

■開示対象個人情報に関する事項の周知
当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a）事業者の名称
　株式会社ポラリス
b）個人情報の管理責任者
　管理者名職名：個人情報保護管理責任者
　所属部署：株式会社ポラリス　システム部

c）すべての開示対象個人情報の利用目的

分類利用目的
お客様情報（お取引先等）営業活動のため
当社従業員情報社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
当社への採用応募者情報採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

d）開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情および相談の申し出先

e）認定個人情報保護団体
　現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

f）開示対象個人情報の開示等の求めに応じる手続き
１）開示等の求めの申し出先
　開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。

２）開示等の求めに関するお手続き
　①お申し出受付後、
　当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
　・利用目的の通知の場合：「開示対象個人情報利用目的通知請求書」
　・開示の場合：「開示対象個人情報開示請求書」
　・訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合：「開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書」
　②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
　③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な２項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
　④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

３) 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
　開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。
　各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
　①不理人である事を証明する資料
　＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
　　本人の委任状（原本）

　＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
　　いずれかの写し
　　戸籍謄本
　　住民票（続柄の記載されたもの）
　　その他法定代理権の確認ができる公的書類

　＜代理人様が成年後被後見人の法定代理人の場合＞
　　いずれかの写し
　　後見登記等に関する登記事項証明書
　　その他法定代理権の確認ができる公的書類

　②代理人様ご自身を証明する資料
　　運転免許証
　　パスポート
　　健康保険の被保険者証
　　住民票
　　住民基本台帳カード

４) 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
　1回のお求めにつき1000円
　（お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上